<旗当番シフト作成ツール>「保護者の希望に応じて、旗振りポイント・曜日・頻度等を選択出来るようにできた上に、委員の負荷と数を大幅に削減できました」

PTAをたすけるPTA'S(ピータス)_事例_旗当番シフト作成ツール

公立小学校のPTAが、「メール相談」から「オリジナルサービス開発」を利用した事例です。

PTA

PTAをたすけるPTA'S(ピータス)_事例_小山小PTA峰松会長<利用PTA詳細>

・利用PTA:公立小学校のPTA会長を務める峰松拓毅さん
・PTA名:千葉県流山市小山小学校PTA
・利用業種カテゴリー:メール相談による問い合わせ/IT導入支援・システム関連を活用したオリジナルサービス開発
・制作物:旗当番シフト作成ツール

 

 

<感想>

「きっかけは、事例集の「安心安全マップクリアファイル」でした。当校PTAとしても児童・保護者・地域の方のために作成したいと考え、PTA’Sを利用させて頂きました。その利用実績があったため、旗当番の効率化についてもPTA’Sさんに相談をしました。

これまで当校PTAでは、登校時の見守り活動として、地区によって集団登校・旗当番を行ってきました。集団登校では見守り活動の頻度が高くなりますので、他校の話も参考にしながら、旗当番制に移行しました。しかし、当校は1600名を超えるマンモス校のため、旗当番ポイントは20数か所存在し、1つのポイントにつき、50家庭以上で担当して頂く形です。幾つかのポイントをまとめて、地区委員さんが担当家庭を割り振っていましたが、対象家庭数が多いため、均等に機械的に振り分けるしかなく、保護者の希望を考慮することが難しい状況でした。一方で、昨今のPTAを取り巻く状況を踏まえると、保護者の希望に応じて、旗振りポイント・曜日・頻度等を選択出来る形にしたかったのですが、地区委員さんにお願いするにも、負荷が高過ぎて現実的ではありませんでした。そこで、「旗当番シフト作成ツール」について、PTA’Sさんに相談しました。色々なサービスの比較検討を行って頂き、また、本来のPTA活動の趣旨に合う形へのアドバイスも頂いた上で、最終的にはオリジナルで作成することに決めました

実際の運用はこれからですが、全てがオリジナルなので、当校PTAの事情やリクエストに合致した「旗当番シフト作成ツール」にすることができました。保護者の希望に応じて、旗振りポイント・曜日・頻度等を選択出来るようにしたので、”やらされ感”をなくすことができます。また、ツールを導入することで、少人数でシフトを作成出来るので、地区委員も来年度からは募集しなくてよくなりそうです。

オリジナルツールの作成をサポートいただいたおかげで、委員の負荷だけでなく委員の数の大幅な削減にも繋がり、非常に有難かったです。今後も機会がありましたら、活用させて頂きたいと思います。

「旗当番シフト作成ツール」導入の話を学校の先生方にしたところ、非常に関心を持たれ、例えば、個人面談のシフト作成等にも活用出来るのでは、と考えています。PTA’Sには「先生へ」というページもありますので、今後はPTAだけではなく、先生方の作業負荷軽減に繋がるようなサービスも、利用していければと考えています。」

企業

PTAをたすけるPTA'S(ピータス)事例_オリジナル会員リストデータベース<PTAサポーター企業詳細>

・受注企業:合同会社RoBO
・PTA’S内URL:https://ptas.site/service/robo/
・企業の所在地:神奈川県川崎市
・担当者:藤島 一広さん

 

<感想>

「「既製品や既存サービスだと機能に過不足が出るので、オリジナルを」というご要望でした。特に今回は、同様のサービスを利用しようとすると「1名あたり数百円/月」のような内容になることもあり、PTAのような組織ではなかなか予算化しづらいという側面もあるご依頼でした。また、「担当者の負担を減らす」のも大きな目的とのことでしたので、「使い勝手」「見やすさ」に配慮しながら進めさせていただきました。

今回のように、PTAがオリジナルのシステムを開発するのには、大きく2つのメリットがあると思います。
1つは、過不足のない必要最低限のもので、運用できる点。
もう1つは、要件定義の段階であらためて業務内容を整理していただけるという点です。

1つ目については、既存サービスだと、選び方によっては使わない機能までついてきて、高額になったり月額制になったりする場合もあります。なので、今回のようなオリジナル開発は、予算も組みやすく、PTAのような組織には、メリットが大きいのではないかと思います。

2つ目については、既存のシステムやサービスでは、「既に備わっている機能をどう使うか」という発想になります。しかしオリジナル開発だと、「解決したい課題とその周辺の業務」にまで考えが及びます。そのため、開発自体が「業務の棚卸」の役割もつとめて、新たな課題の発見や業務改善・削減にもつながるのではないかと思います。

今回は、お打ち合わせの段階で、業務内容の整理はもちろん、目的や解決したいこともしっかり共有いただいたため、要件定義もスムーズに進めることができました。

実運用後の、みなさんの感想が楽しみです。」

 

\その他、PTA’S(ピータス)の「利用者の声(事例集)」は、こちらからご覧ください/