公立の小学校PTAが、【PTA専用アプリパック】をヒントに、kintoneを全保護者・教職員対象に利用した事例です。
PTA
※本事例は、2024年6月7日(金)、テレビ朝日の『グッド！モーニング』で取材いただきました。
※アーカイブ動画は、「ANNニュースCH」“PTA代行”問い合わせ殺到 保護者負担“重すぎ”解消へ アプリ効率化「秒で終了」でご覧いただけます。
※「テレ朝news」記事“PTA代行”問い合わせ殺到 保護者負担“重すぎ”解消へ アプリ効率化「秒で終了」やYahoo!ニュース、togetter『PTA代行』が大人気→「顧客が本当に欲しかったもの」「人の困りごとはビジネスになる」、COROBUZZ顧客が本当に必要だったものがPTAで普及しそう、合理的だな〜でもご覧いただけます。
※詳しいメディア掲載情報はこちらでご覧いただけます。
・利用PTA：公立小学校のPTA役員を務める川嶋 果さん
・PTA名：横浜市立勝田小学校PTA
・PTAの所在地と規模：神奈川県横浜市、児童数約740名
・利用業種カテゴリー：【PTA専用アプリパック】【アウトソース相談】
・実施内容：【PTA専用アプリパック】をヒントにしたkintone利用
＜感想＞
「役員1年目。あまりにも紙の資料が多くて驚きました。特に年度末の委員希望調査票の集計作業です。700枚ほどの回答に目を通さなければなりません。過去の委員・役員実績も考慮に入れなければなりません。そんな時、ネットでPTA’Sのサイトを見つけました。【PTA専用アプリパック】に目が留まり、活用できないかと登録させていただきました。
PTA‘Sさんのサイトにサイボウズのチーム応援ライセンスについてもセミナー資料として詳しく掲載されており、動画を視聴しこれだ！と思いました。年間9,900円に消費税ならPTAでも費用が出せそう。【PTA専用アプリパック】があれば、委員選出以外にも議事録や引継ぎ資料の置き場としても良さそうだと思いました。
kintoneの利用について学校にも承認を得ようと相談を持ち掛けたところ、校長先生にご興味を示していただき、学校でも利用はできないかと逆に質問を受けました。今まで学校もPTAもオンライン化を進めるべく、ミマモルメやLEBER、LINEのオープンチャットなど様々なツールを導入していましたが、保護者からはあれもこれもとツールが増えすぎて、使いこなせないというご意見もありました。そこで役員向けの【PTA専用アプリパック】を、PTA役員・委員内だけでなく、全ての保護者や教職員にも利用していただくアプリに設計変更し、kintoneだけで学校に関わる全ての情報が見えるシステム作りにチャレンジしました。
導入前は保護者のみなさまのご理解が得られるか心配でした。先行してkintoneを利用している近隣の小学校のPTA役員さんにも相談に乗っていただき、ユーザー登録の進み具合を見ながら、紙とオンラインのハイブリッドから開始し、1年くらいかけて徐々にペーパーレス化を進められたら…くらいに思っていたのですが。まさかの4か月ほどでほぼ100%の方にご登録いただき、5か月目には学校のお便りもPTAのお知らせやアンケートもペーパーレス化が実現できました。今まで利用していた他のシステムを早々に解約し、印刷代も削減され、年間10万近くの費用削減が出来たのではないかと思います。また、委員さんが学校へ足を運ぶ回数も軽減されるようになりました。印刷やアンケート回収は不要。校外委員さんは集団登校班の管理をしていますが、転入生が入るたびに学校へ行き、PTA室のPCで変更する必要がありました。kintone導入後は、アプリ上で転入生の保護者に自ら集団登校班を選んでいただく仕組みに変更できたので、秒で作業が終了し、校外委員さんが学校へ行く回数が減るなど、PTA活動の負担軽減に繋がりました。
また、これはもう少しデータを集めてからになるかと思いますが、kintoneを導入したことでPTA活動の見える化にも繋がると考えております。当校のkintoneには各委員用の資料箱があり、時系列にアップされていく資料が、そのまま引継ぎ資料にもなるので、年度末に慌てなくてよいなぁとは思っておりましたが、他の委員さんがいつ頃どんな作業をされていているのか、どこが忙しいのか、担当の役員だけが把握するのでなく、役員全員、また校長、副校長にも見ていただける事で、PTA活動の全体的な見直しの機会にもなるのではないかと思っています
PTA‘Sさんのサイトのおかげでサイボウズのチーム応援ライセンスの事を知り、私自身も新しい事にチャレンジできスキルアップにもつながりました。自身の仕事にもつながればいいなぁと思っています。また、PTAの抱える問題や解決方法など、たくさんの方のご苦労やアイディアを発信してくださっているので、共感しながら私もやってみよう！という後押しになりました。
今までの慣習だからといつまでも変わらないPTAでは誰も手を挙げません。私自身も6年間どうやって逃げ切るか、そればかりを考えてやるつもりは全くありませんでした。PTA役員を経験したことで学校の問題、子どもたちの安心・安全の問題、PTAのご苦労、知らなかったこと、見ようとしていなかったことが見えてきました。自分たちだけではすぐには出来ないけど、他に良いアイディアはないかな？またこんなPTA活動は時代にそぐわないよね。そういったヒントがたくさん詰まったPTA’Sさんの発信を今後も期待しています。」
＼その他、PTA’S（ピータス）の「利用者の声（事例集）」は、こちらからご覧ください／
