「お手伝い（ボランティア）の参加者一覧って、保護者に公開してもいいんでしょうか・・・」
PTA役員や委員会が、行事やイベントのお手伝い（ボランティア）等を募り作成する参加者一覧、どうしていますか？
PTA’S（ピータス）が提供している【旗当番シフト作成ツール】のご相談の際によく出るのが、この「参加者一覧って、保護者に公開してもいいんでしょうか・・・」という質問です。
※【旗当番シフト作成ツール】については、こちらをご覧ください。
「保護者の希望に応じて、旗振りポイント・曜日・頻度等を選択出来るようにできた上に、委員の負荷と数を大幅に削減できました」
【旗当番シフト作成ツール】では、ポイント毎にいつ誰が参加するのかがシフトとして一覧で出力（PDF）することが可能です。
その一覧を、メール配信システムやお手紙に掲載することが、個人情報保護に違反するのでは、、、という不安が、この質問に表れているようです。
確かに、「特定の個人を識別できる情報＝個人情報」にあたるので、学年やクラス・保護者の名前といった情報は、個人情報にあたります。
ただ、個人情報は、取得した際に利用目的として示したものの範囲内であれば、使用しても問題はありません。
なので、取得時にどのような利用目的で取得したかによって、個人情報保護違反になるかどうかが変わってくることになります。
もし利用目的に、旗当番の一覧表で使うと読めるような記載がなかったとしたら、違反になってしまいます。
ただ、PTAが個人情報を取得する場合、こういったPTA業務の周知等に使うことはある程度当然のことで、予想がつくと思われます。そのため、利用目的が全く書かれていないケースや、あまりにも抽象的にしか書かれていないようなケース以外は、”旗当番の一覧表で使う”と読めるような記載があると思われます。
是非一度、ご自身が所属するPTAの、「個人情報保護取扱規程」をご確認ください。
個人情報取扱い関連書類等が整っていないPTAの方は、こちらを参考にしてみてください。
●PTAの個人情報取扱い関連書類、ご用意しました（ひな形・作成時留意事項_ダウンロード有）：https://ptas.site/pta-privacy-document/
その不安、杞憂かも？
同様のご相談は、【旗当番】以外でも、よく寄せられます。
例えば、運動会のお手伝いや、消毒ボランティアなど、いつ・誰が・どこに参加するのか、募集した結果を参加者一覧として保護者にお知らせしなければならない場面は、複数あると思います。
中には、その結果を自分以外の人に知られたくない、という保護者もいるかもしれません。いくら個人情報保護違反に問われなくても、そういった保護者がいた場合、不安を放置したまま運営するのは望ましくないでしょう。
ただ、「そういう保護者がいるかもしれない・・・」という、役員や委員会側だけの不安であれば、過剰に策を講じる必要はないと思います。「こういう人がいるかもしれない」「○○と言われてしまうかもしれない」と心配するあまり、作業が増えてしまっては本末転倒です。
過去、実際に”そういう保護者がいる”というご相談は、実はゼロ件です。
皆さんが抱いている不安、杞憂かもしれませんね😊
＼その他の「よくあるご相談」は、こちらからご覧ください／
