「アウトソーシングを活用する考え方に共感を覚え、エクセルによる会員リストデータベース作成の相談をさせて頂きました。」

PTAをたすけるPTA'S(ピータス)事例_オリジナル会員データベース

公立小学校のPTAが、「メール問合わせ」から「IT導入支援・システム関連」を利用した事例です。

PTA

PTAをたすけるPTA'S(ピータス)事例_オリジナル会員リストデータベース

・利用PTA:公立小学校のPTA会長を務める菊池 研さん
・PTA名:福島県保原市立保原小学校PTA
・利用業種カテゴリー:メールによる問い合わせ/IT導入支援・システム関連
・制作物:エクセルによるオリジナル会員リストデータベース

PTAを運営していくにあたって、コロナ禍による事業の中止&業務の見直し、そして保護者の負担をいかに減らしていくか、組織改革の必要性を感じていました。
業務を効率化していく上で、ネットで情報を調べていく中でPTA’Sを知りました。内部の運営から外部の事業にいたるまで、各分野でアウトソーシングを活用する考え方に共感を覚え、まずはメールで問合せ、その後オンラインで相談させて頂きました。
今回は、オリジナルの会員リスト作成について相談したのですが、『任意入会登録を進めるにあたり、保護者からデータ入力してもらい、既存リストと統合したい』『学年委員を選考するにあたり、配属希望アンケートの結果を一覧で管理したい』『出来上がったリストで、入会家庭と兄弟情報を確認したい』『選考したPTA役員に対して、委嘱状等を一括印刷したい』といった要件が可能か相談し、それらを満たす管理リストを納品頂きました。おかげさまで、紙での集計や確認、手打ち作業から、やっと解放されました。
上記の要件を満たすにあたり、ご紹介いただいた合同会社RoBO様から丁寧にヒアリング頂き、満足いくものを納品頂きました。会員リストは次年度以降も使っていくものですので、メンテナンスも含め、今後も良い関係を築いていけそうです。

企業

PTAをたすけるPTA'S(ピータス)事例_オリジナル会員リストデータベース・受注企業:合同会社RoBO
・PTA’S内URL:https://ptas.site/service/robo/
・企業の所在地:神奈川県川崎市
・担当者:藤島 一広さん

今回初めてご依頼をいただきました。ありがとうございました。既製品だと機能に過不足が出る、かといってオーダーで依頼するとかなりの高額になってしまうというケースは多数存在していると思います。一般企業でも、特に中小企業ではこのようなケースで結果的に業務削減や業務整理等が進まず結果的にコストが下げられないという悪循環が起こります。PTAや自治会などの「予算」が少なく限られている組織においては、この部分が「組織の継続困難」や「担当者不在」、「後継者不在」などに直結するため、作業の自動化やアウトソースで物理的な作業時間を減らすというのは必要不可欠になると思います。そのようなニーズがある場合に弊社のような小さな企業が活躍しやすいのは間違いないので、PTAにとっても信頼できるPTA’Sの存在は大きく、仕組みとしてとてもよいと思いました。
受託後、具体的な作業等が始まるまでPTA’Sに並走していただき、スタートしてからは自由にやらせていただきましたので、弊社もやりやすかったですし、お客様の方も気兼ねなくご要望等あげていただけたのではないかと思います。また、企業でも同様ですが、今回のような依頼では成果物が重要なのは当然ですが、やりとりの中で発生する普段の作業の棚卸→見直しに最も価値があると考えているので、来年・再来年につながるお手伝いをさせていただけたのではないかと思います。

 

\その他、PTA’S(ピータス)の「利用者の声(事例集)」は、こちらからご覧ください/